Chain of Custody & Herinneringsmateriaal

1. Onze Belofte

Bij LOYA begrijpen wij dat het aan ons toevertrouwde herinneringsmateriaal van onschatbare emotionele waarde is. Of het nu gaat om de crematie-as van een dierbare, een geliefd huisdier, haar of ander goedgekeurd herinneringsmateriaal, wij streven ernaar ieder herinneringsmateriaal met respect, zorgvuldigheid en professionaliteit te behandelen.

Onze klanten vertrouwen ons iets toe dat niet vervangbaar is. LOYA past een gecontroleerde Chain of Custody toe waarbij de belangrijkste overdrachts-, opslag- en productiestappen administratief worden geregistreerd. Deze procedure is ontworpen om verwisseling, verlies en onbevoegde toegang zoveel mogelijk te voorkomen. Absolute foutloosheid kan niet worden gegarandeerd.

2. Doel van deze Policy

Deze Chain of Custody & Memorial Material Policy heeft als doel:

• Maximale zorg voor het herinneringsmateriaal;
• Een zo volledig mogelijke traceerbaarheid gedurende het productieproces;
• Transparantie richting onze klanten;
• Minimalisering van menselijke fouten;
• Bescherming van de identiteit van iedere bestelling;
• Waarborging van de kwaliteit van onze dienstverlening.

3. Ontvangst van het Herinneringsmateriaal

Na ontvangst bij LOYA wordt iedere zending zorgvuldig gecontroleerd en geregistreerd.

Hierbij worden onder meer vastgelegd:

• Datum en tijd van ontvangst;
• Ordernummer;
• Unieke LOYA-identificatiecode;
• Type herinneringsmateriaal;
• Ontvangen hoeveelheid;
• Staat van de verpakking;
• Eventuele bijzonderheden.

Na registratie ontvangt de klant een bevestiging dat het herinneringsmateriaal in goede orde is ontvangen. Het aantoonbare moment waarop LOYA de Collection Kit ontvangt, geldt als de definitieve contractuele annuleringsgrens. LOYA bevestigt deze ontvangst zo spoedig mogelijk elektronisch aan de klant.

4. Unieke Identificatie

Iedere bestelling ontvangt zo spoedig mogelijk na ontvangst een unieke LOYA-identificatiecode.

Deze unieke code begeleidt het herinneringsmateriaal gedurende het volledige productieproces, vanaf ontvangst tot en met de uiteindelijke levering van de Memorial Diamant.

Waar mogelijk worden meerdere controlemomenten uitgevoerd om de koppeling tussen het herinneringsmateriaal en de bestelling te verifiëren.

5. Veilige Opslag

Tot het moment waarop het productieproces aanvangt wordt het herinneringsmateriaal opgeslagen in een beveiligde omgeving.

LOYA neemt passende organisatorische en technische maatregelen om verlies, beschadiging, verwisseling of onbevoegde toegang zoveel mogelijk te voorkomen.

Alleen geautoriseerde medewerkers hebben toegang tot deze opslagruimte.

6. Internationale Productiepartners

Voor specifieke onderdelen van het productieproces werkt LOYA samen met zorgvuldig geselecteerde gespecialiseerde laboratoria en productiepartners buiten de Europese Unie.

LOYA selecteert haar productiepartners zorgvuldig en streeft ernaar uitsluitend samen te werken met bedrijven die voldoen aan hoge eisen op het gebied van kwaliteit, veiligheid, vertrouwelijkheid en procesbeheersing.

LOYA beoogt gedurende het gehele productieproces het centrale aanspreekpunt voor de klant te zijn.

7. Veilige Internationale Verzending

Iedere overdracht tussen LOYA, vervoerder en productiepartner wordt waar mogelijk administratief vastgelegd. Hiermee wordt beoogd een controleerbare keten van overdracht te creëren gedurende het gehele productieproces.

Voor iedere verzending worden onder meer geregistreerd:

• De unieke LOYA-identificatiecode;
• Datum van verzending;
• Vervoerder;
• Track & Trace-gegevens voor zover deze informatie beschikbaar is;
• Verzegelingsinformatie, indien van toepassing.

Na ontvangst door de productiepartner wordt, waar mogelijk, gecontroleerd of de verpakking intact is en overeenkomt met de bijbehorende registratie.

Zendingen van herinneringsmateriaal worden volgens de door LOYA verstrekte verzendinstructies traceerbaar en passend beveiligd verzonden. Een eventuele transportverzekering dekt uitsluitend objectief financieel waardeerbare schade en niet de emotionele waarde van as, haar of ander herinneringsmateriaal.

8. Productieproces

Tijdens iedere fase van het productieproces wordt de unieke LOYA-identificatiecode gebruikt.

Hieronder vallen onder meer:

• Ontvangst;
• Registratie;
• Opslag;
• Koolstofextractie;
• Koolstofzuivering;
• Diamantgroei;
• Slijpen;
• Polijsten;
• Kwaliteitscontrole;
• Certificering, indien onderdeel van het gekozen product of opgenomen in de orderbevestiging;
• Vervaardiging van het sieraad;
• Eindcontrole;
• Verpakking;
• Verzending.

Door middel van deze gecontroleerde werkwijze wordt de traceerbaarheid zoveel mogelijk ondersteund. LOYA voert periodieke evaluaties uit van haar productiepartners en behoudt zich het recht voor deze te vervangen indien zij niet langer voldoen aan de kwaliteits- of veiligheidsnormen van LOYA.

9. Kwaliteitscontroles

Tijdens het productieproces worden meerdere kwaliteits- en identificatiecontroles uitgevoerd.

Deze controles kunnen onder meer bestaan uit:

• Ordercontrole;
• Identificatiecontrole;
• Laboratoriumcontrole;
• Kwaliteitscontrole van de diamant;
• Controle van het sieraad;
• Eindcontrole vóór verzending.

10. Volledige verwerking van het herinneringsmateriaal

Het overeenkomstig de instructies van LOYA aangeleverde herinneringsmateriaal wordt volledig in het productieproces verwerkt. Er blijft daarom geen restmateriaal achter dat aan de klant kan worden geretourneerd of voor de klant kan worden bewaard.

Met "volledig verwerkt" wordt bedoeld dat de volledige volgens de instructies van LOYA aangeleverde hoeveelheid in het overeengekomen productieproces wordt opgenomen. LOYA bewaart of retourneert daarvan geen afzonderlijk restmateriaal.

11. Respectvolle Behandeling

LOYA verwacht van haar medewerkers en zorgvuldig geselecteerde productiepartners dat zij herinneringsmateriaal met respect, waardigheid en passende zorg behandelen.

Wij realiseren ons dat ieder materiaal een uniek persoonlijk verhaal vertegenwoordigt.

Deze verantwoordelijkheid staat centraal binnen onze organisatie.

12. Vertrouwelijkheid

Alle informatie over onze klanten, hun familieleden en het aan ons toevertrouwde herinneringsmateriaal wordt vertrouwelijk behandeld overeenkomstig de toepasselijke wetgeving.

Persoonsgegevens worden verwerkt overeenkomstig onze Privacyverklaring en de toepasselijke privacywetgeving.

13. Incidenten met herinneringsmateriaal

LOYA past gecontroleerde procedures toe om verlies, beschadiging, verwisseling en onbevoegde toegang zoveel mogelijk te voorkomen. Absolute uitsluiting van menselijke fouten, technische storingen, logistieke incidenten en andere onvoorziene omstandigheden kan echter niet worden gegarandeerd.

Wanneer LOYA vaststelt of redelijkerwijs vermoedt dat herinneringsmateriaal verloren is gegaan, is verwisseld, ernstig is beschadigd of door een onbevoegde persoon is ingezien of verwerkt, zal LOYA:

• de verdere verwerking zo mogelijk onmiddellijk opschorten;
• de relevante registratie-, productie- en verzendgegevens onderzoeken;
• de klant zo spoedig mogelijk informeren, tenzij een wettelijke verplichting zich daartegen verzet;
• passende maatregelen treffen om verdere schade of verwisseling te voorkomen;
• het incident en de getroffen verbetermaatregelen registreren; en
• beoordelen of sprake is van een datalek dat aan de Autoriteit Persoonsgegevens en/of betrokkenen moet worden gemeld.

Indien herinneringsmateriaal door een aan LOYA of een door LOYA ingeschakelde partij toerekenbare tekortkoming verloren gaat, wordt verwisseld of ernstig beschadigd raakt, zal LOYA:

• het door de klant betaalde bedrag voor het getroffen en niet-geleverde gedeelte van de bestelling terugbetalen;
• redelijke en aantoonbare directe kosten vergoeden voor zover deze volgens de toepasselijke wetgeving aan LOYA kunnen worden toegerekend; en
• samen met de klant beoordelen of daarnaast een passende coulancevergoeding wordt aangeboden.

LOYA erkent dat herinneringsmateriaal een grote en unieke persoonlijke betekenis kan hebben. De persoonlijke of emotionele betekenis daarvan leidt echter niet zonder meer tot een zelfstandig in geld waardeerbaar schadebedrag. Een eventuele vergoeding van immateriële of andere niet-financiële schade wordt uitsluitend vastgesteld overeenkomstig de daarvoor geldende wettelijke voorwaarden.

De in dit artikel beschreven maatregelen en vergoedingen vormen geen beperking van wettelijke rechten van consumenten en sluiten geen aansprakelijkheid uit die op grond van dwingend recht niet mag worden uitgesloten of beperkt.

14. Continue verbetering

LOYA evalueert haar Chain of Custody-procedures en de samenwerking met haar productie-, laboratorium- en logistieke partners periodiek.

Waar nodig worden procedures aangepast om:

• de veiligheid van het herinneringsmateriaal te verbeteren;
• de kwaliteit van de dienstverlening te waarborgen;
• de traceerbaarheid van bestellingen te versterken;
• het risico op verlies, beschadiging of verwisseling verder te beperken; en
• de transparantie richting klanten te vergroten.

Incidenten, afwijkingen en bevindingen uit kwaliteitscontroles kunnen worden gebruikt om interne procedures en de afspraken met productiepartners en logistieke dienstverleners te verbeteren.

15. Geen absolute garantie

LOYA past gecontroleerde procedures toe om de identiteit, traceerbaarheid en zorgvuldige behandeling van iedere bestelling te bewaken.

Ondanks deze procedures kunnen menselijke fouten, technische storingen, logistieke incidenten en andere onvoorziene omstandigheden niet volledig worden uitgesloten.

Wanneer zich een incident voordoet, informeert LOYA de klant zo spoedig mogelijk en handelt LOYA overeenkomstig artikel 13 van deze Policy en de toepasselijke bepalingen in de Algemene Voorwaarden.

Deze bepaling beperkt geen wettelijke rechten van consumenten en geen aansprakelijkheid die op grond van dwingend recht niet mag worden uitgesloten.

16. Samenhang met andere documenten

Deze Policy vormt een aanvulling op de Algemene Voorwaarden, de Privacyverklaring, de Authenticity & Ethical Sourcing Policy en de overige toepasselijke beleidsdocumenten van LOYA.

Bij strijdigheid tussen deze Policy en de Algemene Voorwaarden prevaleren de Algemene Voorwaarden, tenzij dwingend recht of een uitdrukkelijke schriftelijke afspraak met de klant anders bepaalt.

Concrete toezeggingen die zijn opgenomen in de orderbevestiging, productspecificatie of een afzonderlijke schriftelijke afspraak met de klant blijven bindend.

17. Geen overdracht van intellectuele eigendomsrechten

Niets in deze Policy houdt een overdracht in van intellectuele-eigendomsrechten, merkrechten, handelsnaamrechten, auteursrechten of andere rechten van LOYA of haar licentiegevers.

Deze bepaling heeft geen betrekking op het eigendom van het door de klant aangeleverde herinneringsmateriaal. Het eigendom en de verwerking daarvan worden geregeld in de Algemene Voorwaarden van LOYA.

18. Wijziging van deze Policy

LOYA kan deze Policy periodiek wijzigen wanneer dit noodzakelijk is door veranderingen in wetgeving, productieprocessen, veiligheidsprocedures, logistieke processen of de dienstverlening van LOYA.

De meest recente versie wordt op de Website gepubliceerd met vermelding van het versienummer en de ingangsdatum.

Wijzigingen gelden niet met terugwerkende kracht voor reeds gesloten overeenkomsten, tenzij:

• de wijziging noodzakelijk is op grond van dwingende wetgeving;
• de wijziging uitsluitend in het voordeel van de klant is; of
• LOYA en de klant hierover uitdrukkelijk schriftelijk overeenstemming bereiken.

19. Contact

Voor vragen over deze Chain of Custody & Memorial Material Policy kan contact worden opgenomen met:

LOYA B.V.

Keizersgracht 520

1017 EK Amsterdam

Nederland

E-mail: info@loya-bv.com

Website: www.loyadiamonds.com