Verantwoord ondernemen & gedragscode

1. Onze Missie

LOYA is opgericht vanuit de overtuiging dat iedere herinnering met respect, zorg en integriteit behandeld dient te worden.

Wij vervaardigen Memorial Diamanten en bieden diensten aan die een blijvende verbinding creëren tussen mensen en hun dierbaren. Daarom verwachten wij van onze medewerkers, leveranciers, partners en vertegenwoordigers dat zij handelen volgens de hoge ethische normen die passen bij de aard van onze onderneming.

Deze Code of Conduct beschrijft de uitgangspunten waarop LOYA haar onderneming voert.

2. Integriteit

LOYA streeft ernaar eerlijk, transparant en zorgvuldig te handelen.

Wij verwachten dat iedereen die namens LOYA optreedt:

• Eerlijk handelt;
• Zich inspant om gemaakte afspraken na te komen;
• Transparant communiceert;
• Geen misleidende informatie verstrekt;
• De wet naleeft.

3. Respect

Iedere klant verdient respect.

Wij behandelen:

• Klanten;
• Nabestaanden;
• Familieleden;
• Medewerkers;
• Leveranciers;
• Partners

met respect, empathie en professionaliteit.

4. Respectvolle omgang met Herinneringsmateriaal

Herinneringsmateriaal vertegenwoordigt een uniek persoonlijk verhaal.

LOYA streeft ernaar herinneringsmateriaal zorgvuldig, waardig en vertrouwelijk te behandelen.

LOYA gebruikt herinneringsmateriaal uitsluitend voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van de overeengekomen opdracht, tenzij de klant hiervoor vooraf toestemming heeft gegeven of de wet anders voorschrijft.

5. Mensenrechten

LOYA onderschrijft de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens.

LOYA streeft ernaar samen te werken met bedrijven die:

• Mensenrechten respecteren;
• Discriminatie afwijzen;
• Veilige arbeidsomstandigheden bieden;
• Eerlijke arbeidsvoorwaarden hanteren.

6. Kinderarbeid

LOYA tolereert geen kinderarbeid binnen haar eigen organisatie en verwacht van leveranciers en productiepartners dat zij geen kinderarbeid gebruiken en de toepasselijke minimumleeftijden naleven.

7. Dwangarbeid

LOYA accepteert geen enkele vorm van:

• Dwangarbeid;
• Moderne slavernij;
• Mensenhandel;
• Verplichte arbeid.

8. Veilige Werkomgeving

Wij streven naar een veilige en gezonde werkomgeving.

LOYA verwacht dat haar productiepartners passende veiligheidsmaatregelen treffen voor hun medewerkers.

9. Gelijke Behandeling

LOYA discrimineert niet op grond van onder meer:

• Afkomst;
• Geslacht;
• Leeftijd;
• Handicap;
• Religie;
• Seksuele gerichtheid;
• Nationaliteit.

LOYA streeft naar gelijke behandeling van iedereen, met inachtneming van toepasselijke wet- en regelgeving.

10. Privacy

Wij respecteren de privacy van onze klanten.

Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt overeenkomstig:

• De AVG (GDPR);
• Onze Privacyverklaring;
• Toepasselijke wetgeving.

11. Vertrouwelijkheid

LOYA verwacht van haar medewerkers en partners dat zij vertrouwelijke informatie zorgvuldig behandelen.

Hieronder vallen onder meer:

• Klantgegevens;
• Ontwerpen;
• Foto's;
• Video's;
• Productieprocessen;
• Bedrijfsinformatie.

Vertrouwelijke informatie kan uitsluitend worden gedeeld als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst of wettelijk verplicht is.

12. Anti-Corruptie

LOYA tolereert geen enkele vorm van:

• Omkoping;
• Corruptie;
• Steekpenningen;
• Ongeoorloofde betalingen.

Zakelijke beslissingen worden uitsluitend genomen op basis van objectieve criteria.

LOYA verwacht dat ook haar leveranciers en zakelijke partners zich onthouden van iedere vorm van corruptie.

13. Belangenverstrengeling

Iedere medewerker dient situaties waarin persoonlijke belangen conflicteren met de belangen van LOYA te vermijden.

Mogelijke belangenverstrengeling dient zo spoedig mogelijk te worden gemeld aan de directie.

14. Eerlijke Concurrentie

LOYA ondersteunt eerlijke concurrentie.

Wij onthouden ons van:

• Kartelvorming;
• Prijsafspraken;
• Misleidende reclame;
• Oneerlijke handelspraktijken.

15. Sanctiewetgeving

LOYA houdt zich aan alle toepasselijke nationale en internationale sanctiewetgeving.

Wij behouden ons het recht voor om:

• Bestellingen te weigeren;
• Betalingen terug te storten;
• Overeenkomsten te beëindigen;

indien levering in strijd zou zijn met exportregels, sancties of andere wettelijke verplichtingen.

16. Anti-Witwasbeleid (AML)

LOYA treft risicogebaseerde maatregelen ter voorkoming van fraude, witwassen en financiering van terrorisme voor zover dit gezien haar activiteiten en de toepasselijke wetgeving noodzakelijk is.

LOYA behoudt zich het recht voor een bestelling te weigeren als de herkomst van gelden onvoldoende duidelijk is of indien de wet dit vereist.

17. Internationaal Zakendoen

LOYA streeft ernaar samen te werken met zorgvuldig geselecteerde internationale leveranciers en productiepartners gebaseerd op:

• Vertrouwen;
• Kwaliteit;
• Transparantie;
• Wederzijds respect;
• Naleving van contractuele afspraken.

LOYA behoudt zich het recht voor om de samenwerking met leveranciers of zakelijke partners te heroverwegen of te beëindigen als zij naar het oordeel van LOYA niet langer handelen in overeenstemming met de uitgangspunten van deze gedragscode.

18. Duurzaamheid

LOYA streeft naar voortdurende verbetering van haar ecologische voetafdruk en stimuleert, waar redelijkerwijs mogelijk:

• verantwoord gebruik van grondstoffen;
• recycling;
• efficiënte logistiek;
• duurzame verpakkingen.

19. Edelmetalen en Materialen

Waar mogelijk streeft LOYA ernaar samen te werken met leveranciers die:

• Verantwoord geproduceerde materialen leveren;
• Voldoen aan toepasselijke milieuwetgeving;
• Transparantie bieden over de herkomst van edelmetalen.

20. Kunstmatige Intelligentie

LOYA kan gebruikmaken van kunstmatige intelligentie ter ondersteuning van:

• Klantenservice;
• Marketing;
• Ontwerp;
• Administratieve processen.

LOYA streeft ernaar besluiten met juridische of financiële gevolgen niet uitsluitend te baseren op geautomatiseerde verwerking, tenzij de wet dit toestaat.

21. Cybersecurity

LOYA treft passende technische en organisatorische maatregelen om de volgende gegevens en systemen te beveiligen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies of misbruik:

• Bedrijfsinformatie;
• Productiegegevens;
• Digitale herinneringen.

22. Meldpunt

Medewerkers, leveranciers en zakelijke partners worden aangemoedigd om vermoedens van:

• Fraude;
• Corruptie;
• Schending van deze gedragscode;
• Veiligheidsincidenten;
• Onethisch gedrag

te melden.

LOYA streeft ernaar meldingen vertrouwelijk te behandelen en, voor zover wettelijk toegestaan, zonder benadeling van de melder af te handelen.

LOYA heeft momenteel minder dan vijftig medewerkers. Dit meldpunt is een vrijwillige interne meldmogelijkheid en vormt op dit moment geen wettelijk verplichte interne klokkenluidersregeling. Meldingen kunnen vertrouwelijk worden gedaan via info@loya-bv.com.

23. Naleving

LOYA verwacht dat medewerkers, leveranciers, distributeurs, juweliers, crematoria, uitvaartondernemers en overige zakelijke partners deze gedragscode respecteren.

Bij ernstige of herhaalde overtredingen behoudt LOYA zich het recht voor de samenwerking geheel of gedeeltelijk te beëindigen.

Deze gedragscode is alleen juridisch bindend voor leveranciers en zakelijke partners wanneer zij contractueel van toepassing is verklaard of door de betreffende partij schriftelijk is aanvaard.

24. Continue Verbetering

LOYA kan deze Code periodiek evalueren en actualiseren.

Waar nodig wordt deze aangepast aan:

• Gewijzigde wetgeving;
• Maatschappelijke ontwikkelingen;
• Technologische ontwikkelingen;
• Internationale best practices.

25. Geen juridisch afdwingbare verplichtingen

Deze Responsible Business & Code of Conduct beschrijft de uitgangspunten en beleidsdoelstellingen van LOYA. Tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen, creëert deze gedragscode geen aanvullende contractuele verplichtingen of garanties ten opzichte van klanten, leveranciers, zakelijke partners of andere derden. Bij strijdigheid tussen deze Code of Conduct en de Algemene Voorwaarden van LOYA prevaleren de Algemene Voorwaarden, tenzij dwingend recht anders bepaalt.

26. Contact

LOYA B.V.

Keizersgracht 520

1017 EK Amsterdam

Nederland

info@loya-bv.com

www.loyadiamonds.com